Редактирование описателей документов.

    Отличительной особенностью ASGL, является то, что она работает с документами, структура которых должгна быть предварительно описана в системе. Этим достигаются  следующие цели.

• Уменьшается вероятность ошибок.
• Все проводки в системе соответствуют утвержденной на предприятии методике бухгалтерского учета.
• В полной мере отрабатывает система внутреннего аудита
• Для ввода данных не требуется работник со специальным образованием (бухгалтерским), 

    А вот для создания и редактирования описателей документов, требуется хороший бухгалтер.

    Группы документов

    Все документы в системе делятся на группы. По каждой группе документов ведется своя нумерация, каждой группе документов можно присвоить свои санкции доступа, может быть распечатан конкретный реестр документов. Система поставляется пользователю со стандартной настройкой включающей в себя стандартные группы документов и описатели документов. Поясним стандартную настройку на примерах на примерах:

    Так для кассовых операций задействованы по две группы документов, а именно приходные документы и расходные документы. Связанно это с тем, что по законодательству кассовые документы должны иметь отдельную нумерацию по приходу и расходу.
    В то-же время для банковских документов отводится одна группа - по закону сквозная нумерация всех документов. Для удобства пользователя мы все приходные банковские документы нумеруем в диапазоне от 1 до 499, а расходные в диапазоне от 500 до 999.

    Всего в системе может быть задействовано до 256 групп документов, каждая группа может содержать до 999 описателей документов. Три группы документов зарезервированы в системе, а именно:

• 0     - бухгалтерские проводки
• 254 - плановые показатели
• 255 - проводки пакетного режима

    При входе в функции редактирования документов на экран выводится список групп документов с указанием санкций доступа для каждой группы и полем Check/ISN - установка этого поля вызывает проверку исходящего номера а группе документов на уникальность (в рамках финансового года), иначе на экран выдается предупреждения.

    Документы

    В каждой группе документов находятся описатели документов относящиеся к конкретной группе. По каждому описателю документа на экран выводятся следующие поля:

• Номер описателя документа (можно присваивать в любом порядке, как Вам удобно)
• Наименование документа - содержимое этого поля будет помещено в поле - основание при вводе конкретного документа.
• Номер печатной формы, которая будет распечатана для любого документа введенного по соответствующему описанию
  • 0  - бухгалтерская справка
  • 1  - кассовый приходный ордер
  • 2  - кассовый расходный ордер
  • 5  - платежное поручение
  • 6  - платежное поручение бюджетное
  • 9  - авансовый отчет
  • 10 - альтернативная товарно-транспортная накладная
  • 11 - счет-фактура (invoice)
  • 12 - товарно-транспортная накладная
  • 13 - накладная внутренняя
  • 14 - приходная накладная
  • 15 - акт списания
  • 16 - рабочий лист
  • 17 - рабочий лист внутр
  • 18 - спецификация
    
  • 21 - акт приема ОФ.
  • 22 - акт списания ОФ
  • 25 - возврат реализации
  • 26 - возврат товара поставщику
    
• признак ввода в конкретном документе даты исходящего документа, используется при расчетах с поставщиками, в частности задействована в в отчете по НДС 
• признак ввода даты оплаты, используется при выставлении счетов покупателям, в частности задействована в функции за должность покупателей (для внутренних документов не требуется) .
• признак ввода номера исходного документа (как правило для документов пришедших от поставщиков)ю
  
• признак перемещения товаров под заказ (MOVE) для конкретного заказа, только для документов ASMT
  

    Проводки (не пакетного режима).

    При открытии описателя документа на экран выводиться список проводок документа. В каждом документе может быть до 999 проводок. На экране отражается список проводок документа со следующими реквизитами.

• номер проводки (от 1 до 999)
• номер альтернативы. (от 1 до 255) Любая проводка может иметь альтернативные варианты, то есть в при вводе документа можно в какой-то мере модифицировать балансовые счета в проводке (на экран выведется список альтернативных проводок и пользователь должен выбрать конкретную). В качестве типичного примера можно привести следующий: допустим у пользователя есть два расчетных счета в двух различных банках, на которые он может получать деньги от покупателей. В этом случае документ будет называться - получение денег от покупателей, он будет содержать две проводки с номером 1, и альтернативными номерами 1 и 2. Наименование первой альтернативной проводки будет - получение денег из банка 1, а второй - получение денег их банка 2. соответственно в этих проводках в дебете будут проставлены разные балансовые счета банков. Конечно данный пример можно реализовать сделав две различные проводки получения денег по каждому из банков.
  В конкретном документе, может быть только одна проводка содержащая альтернативные варианты.
• наименование проводки. Это фактически комментарии для пользователя вводящего конкретные документы. Эти данные появляются только в процессе ввода документов и не на что не влияют
• % от проводки. (от -100 до +100) Пользователь имеет возможность передавать данные от одной проводки к другой. Для этого в конкретной проводке указывается номер предыдущей проводки откуда взять данные и % - указывающий сколько взять. отрицательный процент указывает, что надо вычесть. Поясним это на примере: Допустим мы пишем проводку выставления счета покупателю - дебет 2310, кредит 6110. В качестве второй альтернативной проводке в документе вы указываем проводку начисления НДС, то есть дебет 2310, кредит 5721. Первую альтернативную проводку начисления НДС мы сделаем для случай когда продажная цена указанна без НДС = +18%, а вторую когда цена указана с НДС = -18%. Так на самом деле никто не делает, это лишь пример.
• от проводки Здесь указывается номер одной из предыдущих проводок откуда надо взять данные 

    Конкретные балансовые счета.

    При открытии конкретной проводки мы видим балансовые счета, проценты, функции по конкретной проводке.

• счет дебет в этой колонке указываются дебетовые счета 
• счет кредит в этой колонке указываются кредитовые счета. Больше одного счета может быть указано или в дебете или в кредите. 
• % здесь указываются проценты 2 и 3 счетов от общей суммы проводки. Отрицательный процент означает, что полученную сумму надо выбрать из исходной суммы, а положительный, что просто рассчитать.   
• функция (таблица) Здесь указываются конкретные функции для дополнительной обработки вводимых данных или для верхней строки может быть указанна таблица распределения - но это только для множественных проводок.
• признак количественного учета. Обычно система проставляет его сама, но иногда возникает необходимость подкорректировать, так для проводок расчета курсовой разницы, корректнее принудительно поставить - none, хотя если не поставите, тоже будет работать правильно.
• Аналитика множественной проводки 1. В системе предусмотрены множественные проводки, поясним это на примере. Допустим мы вводим получение материалов от поставщика, дебет 2110, кредит 5310. Но мы хотим вводить полученные материалы не одной суммой, а в разрезе номенклатуры. Для этого в плане счетов на счете 2110 у нас должна быть проставлена аналитическая группа товары (материалы), а в описателе конкретной проводки, мы в качестве аналитика множественной проводки 1, тоже должны проставить номер аналитической группы материалы. В этом случае при вводе проводке получения материалов, на экране высветится окно, в котором мы будем вводить материалы в разрезе номенклатуры, а именно код материала, количество, (возможно цена или сумма).
  Всего в одной множественной проводке может быть введено до 32000 различных кодов аналитики
• Аналитика множественной проводки 2. Например Вам надо принять материалы от поставщики но на разные склады, в этом случае аналитика множественной проводки 1 будет материалы, а аналитика множественной проводки 2 будет подразделения. 

    Функции.

    В системе предусмотрен целый ряд внутренних функций, которые позволяют модифицировать вводимые данные. Функции указываются при вводе конкретных балансовых счетов. Верхняя функция, как правило относиться ко всей проводке в целом, а две нижние к подчиненным проводкам.
    Для начала перечислим функции которые проставляют конкретные данные в аналитические группы

• ISN    - функция проставляет в качестве кода аналитической группы (без проверки) исходящий номер документа
• NUM - функция проставляет в качестве кода аналитической группы (без проверки) порядковый номер документа
• DAT   -  функция проставляет в качестве кода аналитической группы (без проверки, с кодом - дата) дату ввода документа.

Данные функции действуют на весь документ и могут стоять в людом месте документа.

    Функции передачи данных между проводками

• ONE  - взять данные (в указанном проценте) от первой проводки документа
• TWO  - взять данные (в указанном проценте) от второй проводки документа
• TWN  - взять данные (в указанном проценте) от второй проводки документа с противоположным знаком
• THR   - взять данные (в указанном проценте) от третьей проводки документа
• THN  - взять данные (в указанном проценте) от третьей проводки документа с противоположным знаком

Данные проводки очень полезны при передаче данных между проводками, в этом случае их надо указывать при верхнем счете принимаемой проводки. Например у нас есть проводка реализации которая имеет номер 1 и сумма введенная 118,00

если мы хотим передать в следующую проводку всю сумму мы не указываем никакой функции, например нам сразу же оплатили всю сумму через банк.

Если нам оплатили только стоимость товара, а именно 100,00  

Если нам оплатили только сумму НДС, а именно 18,00  

    Функции математических расчетов. Данные функции ставятся при конкретных проводках.

• MIN - в отличие от отрицательного процента, вычитает из исходной суммы положительный процент 
• NUL - обнуляет данные переданные в проводку
• NUR - обнуляет сумму если партнер резидент
• NUN - обнуляет сумму если партнер не резидент
• NUE - обнуляет сумму если партнер резидент ЕS
• NEG - меняет знак данных на противоположный
• REP - выполнять многократно (то есть при коррекции документа проводка пересчитывается)
  

Поясню разницу между функцией MIN и отрицательным процентом. Допустим вводимая сумма 100,00

    Функции замены балансовых счетов

• CHD - заменяет счет дебета 
• CHC - заменяет счет кредита
• CHN - запрет замены счетов

Эти функции работают при определенных условиях, так в конкретной проводке должна быть задействована аналитика для которой в качестве первого связанного классификатора определен план счетов. Поясним все это на примере. Допустим мы получаем деньги в банк и сразу списываем их на расходы, а вот счета расходов могут быть разные, но на счете банка стоит аналитика - статьи затрат а в качестве связанного классификатора 1 для аналитики статьи затрат задействован план счетов, и для каждого кода затрат проставлен свой счет списания. Делаем документ из двух проводок:

Счет 7170 (услуги сторонних организаций) будет заменен на счет стоящий при соответствующем коде затрат, но только если аналитические группы у счетов затрат совпадают или все аналитические группы выбранного счета затрат присутствуют на счете 7170. Мораль - в проводку надо ставить счет максимально перекрывающий аналитики счетов затрат. Если аналитики выбранного счета не перекрывают аналитики базового счета или  у выбранного счета затрат отсутствует балансовый счет, то списание пойдет на базовый счет.

    Функции подбора сальдо по балансовому счету.
Эти функции удобно вставлять в документы уплаты налогов и аналогичные

• SDL - подбирает сальдо по дебетовому счету на дату выписки документа
• SDN - подбирает сальдо по дебетовому счету на дату выписки документа с противоположным знаком
  
• SCL - подбирает сальдо по кредитовому счету на дату выписки документа
• SCN - подбирает сальдо по кредитовому счету на дату выписки документа с противоположным знаком
• SD1 - подбирает сальдо по дебетовому счету на 1 число месяца выписки документа
• SC1 - подбирает сальдо по кредитовому счету на 1 число месяца выписки документа

    Расчетные функции.

• CCD - функция расчета курсовой валютной разницы. Рассчитывает курсовые разницы как от купли-продажи валюты, так и от повышения-понижения курса валюты, если надо меняет балансовые счета.
• VAT -  рассчитывает НДС, процент НДС для материалов и товаров, в случае необходимости меняет балансовые счета. Основой для расчетов служат данные из карточки партнеров, а именно:
  • код страны партнера
  • код налогоплательщика

  Функцию VAT можно использовать при передаче данных из одной проводки в другую при этом из исходной проводки возьмутся только суммы при которых не стоит функции VAT или VAN 

• VAN - отрицательное значение НДС
• V12   - берет данные (в указанном проценте) от первой и второй проводок указанной сложной проводки и дальше работает с полученной суммой как функция - VAT
• VA+  -  рассчитывает и записывает в документ разницу между НДС рассчитанным по метолу  кассового аппарата  (с  каждого товара отдельно)  и  НДС  взятого с общей суммы  товара  (-%  НДС) (при  коррекции документа проводка пересчитывается)
• VA-   - рассчитывает и записывает в документ разницу между рассчитанным программой НДС и НДС рассчитанному кассовым аппаратом.
  
• RL0 - реализация товара по себестоимости
• RL1 - реализация товара по цене 1   
• RL2 - реализация товара по цене 2
• RL3 - реализация товара по себестоимости + торговая наценка определенная для конкретной группы товара 
• RLA - реализация товара по цене 1 + НДС
• RL-  - реализация товара по цене 1  - НДС
• RLB - реализация товара по цене 2 + НДС   
  Все функции реализации меняют счет реализации в зависимости от проставленного в конкретной группе товара, меняют процент НДС в зависимости от проставленного в конкретной группе товара   
• OFF - функция списания товаров, материалов, малоценного инвентаря, основных фондов, нематериальных вложений. В случае необходимости меняет соответствующие балансовые счета.
• OFN - функция списания товаров, материалов, малоценного инвентаря, основных фондов, нематериальных вложений. Без изменения дебетового счета.
  
• MAR - торговая наценка, но в отличие от функции "RL3" пользователь явно указывает счет торговой наценки в первой дополнительной проводке и может явно задать нужный процент. Если в описателе документа процент не задан, то выбирается процент торговой наценки для соответствующей группы товаров из классификатора товаров. Функция MAR, для пользователей ASGL, выводит на экран процент торговой наценки и позволяет его корректировать   
• BON - функция подбора и обработки скидки BONUS. Процент скидки задается в карточке товара, либо для ASMT непосредственно при вводе документа.
• JOB  - Если конкретная строка не РАБОТА то процент указанный в проводке обнуляется.
• JON -  Если конкретная строка не ТОВАР то процент указанный в проводке обнуляется.

В ASGL предусмотрено возможность списания товаров на момент реализации. Но только для двух множественных проводок с множественной аналитикой - товары(материалы). Это делается с помощью двух связанных проводок. 
Проводка 1 - реализации 

Проводка 2 - списание

При формировании заказа списания не происходит, а вот при реализации заказа выполняется списание. 

    Функции передачи данных между множественными проводками

Если у нас есть две множественные проводки с одинаковыми аналитиками, то можно передать данные из первой проводки в последующую. При этом если никакой функции не задано, то для второй проводки строится фиктивная таблица распределения в которой коэффициенты аналитик соответствуют введенным в первой проводке суммам, если задано 100% от 1 проводки, то передастся м вся сумма, если задано 0% то суммы надо ввести руками. В этом случае, балансовые счета нигде не меняются.

• TBD - Функция распределения суммы пропорционально суммам исходной проводки. В этом случае во второй проводке заменяются суммы по дебету в пропорции ищ пкрвой проволки. Поясним это на примере:
  Допустим мы получили товары, приняли их на склад, но нам надо отнести на себестоимость транспортные расходы.   

  Дебет	Кредит	%	функция	сумма
  2130	5310		RL0,RL1,RL2,RL3
  5721		-18.00	VAT

  
  

  Дебет	Кредит	%	функция	сумма
  2130	7170	0% от 1 проводки	TBD

  В этом случае у нас формируется новая проводка в которой сумма транспортных расходов распределяется по товарам из первой проводки пропорционально сеьестоимостям товаров. товаров.
• TBC  - распределения суммы пропорционально суммам исходной проводки. Работает аналогично TBD, но только по кредиту.
• T BA - распределения суммы пропорционально суммам исходной проводки. Работает аналогично TBD, но по разности сумм дебета икредита.

Функции работы с количеством. Разработаны для автоматического выставления счетов, но могут использоваться в любы проводках.

• WK7 - функция подсчитывающая количество определенного дня недели в месяце. Например:
  • WK1 - подсчитывает количество понедельников в месяце
  • WK2 - подсчитывает количество вторников в месяце
  • .......
  • WK7 - подсчитывает количество воскресений в месяце
• DAY - функция подсчитывающая количество дней в месяце 

Проводки пакетного режима.

При открытие 255 группы на экран выводится список проводок пакетного режима, а именно:

• номер проводки (от 1 до 999)
• код счета - дебет 
• код счета - кредит
• % от суммы счета источника
• Д/кр - тип сальдо счета источника
• код счета источника
• функция (таблица). Здесь можно делать интересные варианты, например сначала можно закрыть счет например 7111 - затраты материалов на конкретные виды продукции, скажем на счет 9111 - затраты материалов по видам продукции(на этом счете должна быть аналитика - виды продукции). А затем использовать счет 9111, как таблицу и с его помощью закрыть счета косвенных затрат, таким образом мы получим полную себестоимость продукции.
• признак включения данных созданных проводок в отчетах по оборотам
  • + - не включать
  • -  - включать

  обычно не включаются, но иногда возникает необходимость включения части данных пакетных проводок в отчеты по оборотам, тогда "-".

• Наименование проводки - комментарии     

Наиболее распространенное применение проводок пакетного режима - это закрытие операционных счетов на конец отчетного периода. Очень полезно использовать эти проводки для расчета себестоимости.

Previous